99% Người Gặp Phải 5 Sai Lầm Này Khi Tổ Chức Sự Kiện Cho Doanh Nghiệp – Bạn Có Đang Mắc Phải?

Tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là sắp xếp khách mời, chuẩn bị bàn tiệc và tiếng nhạc vẳng trong không gian. Đó là một hành trình kết nối cảm xúc, kiến tạo dấu ấn thương hiệu và gợi mở cảm hứng cho mỗi cá nhân tham dự. Nhưng, đáng ngạc nhiên là, 99% người thực hiện không tránh khỏi những sai lầm nhỏ nhưng mang lại hậu quả lớn.

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện đáng nhớ, hãy dành ít phút để đọc và kiểm tra, bởi lẽ những sai lầm dưới đây có thể đang vô tình làm tổn hại giá trị bạn muốn trao đi. Và nếu bạn tổ chức tại nhà hàng SoftWater với không gian sân vườn thơ mộng bên bờ sông Hồng, việc tránh những lỗi này càng trở nên cần thiết để sự kiện thực sự tỏa sáng.

Xem nhẹ bản sắc và mục tiêu của sự kiện

Nhiều doanh nghiệp bắt tay tổ chức sự kiện với cái nhìn chung chung. Người tổ chức sự kiện thiếu một câu chuyện, một thông điệp rõ nét để kết nối khách mời. Khi không có điểm nhấn về mục tiêu, khách mời khó nhận ra ý nghĩa sâu xa của buổi lễ, và sự kiện dễ trở thành tập hợp vô hồn.

Khắc phục:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: tri ân khách hàng, tôn vinh nhân viên, ra mắt sản phẩm…

• Xây dựng concept xuyên suốt: từ trang trí, thông điệp, quà tặng, đến chương trình giải trí.

• Lựa chọn không gian phù hợp để câu chuyện sự kiện được kể xuyên suốt. Ví dụ là SoftWater với sân vườn, trong nhà và hầm rượu linh hoạt, luôn có góc để kể đúng câu chuyện bạn muốn truyền tải.

>> Xem thêm: Đặt Tiệc Lưu Động – Giải Pháp Nhanh Gọn Cho Bữa Tiệc Hoàn Hảo

Không cân nhắc không gian tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp đủ kỹ

Một sự kiện thành công cần sự hòa quyện của cảnh quan, điều kiện thời tiết và tiện nghi đi kèm. Rất nhiều người chọn venue chỉ vì đẹp trong ảnh. Họ không nghĩ tới bản chất của sự kiện trong ngày cụ thể. Đó là gió, ánh sáng, âm thanh, độ ẩm…

Khắc phục:

• Hãy đến khảo sát thực tế, thử âm thanh, ánh sáng, di chuyển và khả năng giữ nhiệt/mát.

• Ưu tiên không gian “hybrid” như SoftWater: bạn có thể dùng sân vườn thơ mộng, chuyển nhanh sang khu trong nhà hoặc hầm rượu ngay khi thời tiết thay đổi.

• Tính toán ánh sáng buổi tối: đèn dây, đèn trần, nến – để không gian luôn giữ được ấm cúng và lung linh.

Bỏ qua trải nghiệm ẩm thực

Ẩm thực trong sự kiện doanh nghiệp không chỉ là đồ ăn để… ăn. Đó là trải nghiệm xúc giác và vị giác, là chất xúc tác để nhớ lâu hơn, là cách khách mời cảm nhận được sự trân trọng và tinh tế của bạn. Sai lầm thường gặp là chọn thực đơn dễ dãi, không phù hợp hoàn cảnh, hoặc đơn giản là không thử trước.

Khắc phục:

• Yêu cầu buổi thử món trước để đánh giá chất lượng món – về hương, liều lượng, và cách trình bày.

• Chọn thực đơn đa dạng, phù hợp hơi lạnh hay nắng nhẹ: từ món ấm áp như soup, đồ nướng, đến đồ uống êm dịu như mocktail thảo mộc hoặc rượu vang nhẹ.

• Đảm bảo có lựa chọn cho người ăn chay, người dị ứng, trẻ em…

SoftWater có dịch vụ đồ ăn theo thực đơn được chế biến tỉ mỉ, tinh tế, giúp các giác quan của khách mời được chiều chuộng.

Phớt lờ yếu tố trang trí và không gian cảm xúc khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

Một không gian sự kiện chỉn chu cần được “mềm hóa” bằng các yếu tố. Đặc biệt là cảm xúc, ánh sáng, hoa tươi, backdrop, âm thanh phù hợp. Sai lầm phổ biến là coi nhẹ trang trí hoặc thuê rẻ – hậu quả là không gian trống trải, thiếu sức hút và ghi dấu.

Khắc phục:

• Trang trí theo gói, có concept rõ ràng – từ màu sắc chủ đạo, bố cục chụp hình, đến những điểm nhấn như cổng chào hoặc khu welcome.

• Sử dụng vật liệu phù hợp: hoa tươi, đèn vàng, khăn trải bàn chất lượng, đồ decor tinh tế.

SoftWater cung cấp dịch vụ trang trí sự kiện theo gói linh hoạt, từ sang trọng, lãng mạn đến sáng tạo phá cách, giúp bạn không lo ngại về chi tiết.

Tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thiếu kế hoạch và điều phối trơn tru

Bạn có ý tưởng. Có không gian. Có thực đơn. Nhưng thiếu sự “nối nhịp” giữa các phần lễ – khởi động, phát biểu, tiệc, giải trí. Không ai muốn sự kiện bị “ngắt quảng”, gây lãng thời gian quý giá của khách mời.

Khắc phục:

• Xây dựng timeline chi tiết, từng phút: đón khách, khai mạc, chia sẻ, tiệc, games, chụp hình, dọn dẹp…

• Có người điều phối sự kiện chuyên nghiệp, để mọi tình huống được xử lý nhẹ nhàng, chính xác.

SoftWater có đội ngũ phụ trách sự kiện toàn diện. Từ setup, MC, âm thanh – ánh sáng đến hỗ trợ onsite. Chúng giúp bạn an tâm trải nghiệm trọn vẹn.

>> Xem thêm: Tiệc Báo Hỷ Sân Vườn – Chạm Đến Sự Lãng Mạn Tự Nhiên, Gắn Kết Yêu Thương

Xu hướng tổ chức sự kiện doanh nghiệp hiện đại: kết nối thay vì trình diễn

Ngày nay, một sự kiện doanh nghiệp không còn chỉ là sân khấu lớn, ánh đèn rực rỡ và những bài phát biểu khuôn mẫu. Thế hệ mới cả người làm sự kiện lẫn người tham dự đều khao khát sự kết nối thật, trải nghiệm thật. Họ muốn được cảm nhận thay vì chỉ lắng nghe. Họ cần được truyền cảm hứng thay vì bị thuyết phục bởi con số và báo cáo.

Vì thế, xu hướng tổ chức sự kiện đã dần chuyển mình. Các doanh nghiệp hiện đại hướng tới những sự kiện gần gũi, tương tác cao. Điều này tạo ra không gian để chia sẻ, truyền động lực và nuôi dưỡng cảm hứng làm việc. Đó có thể là một buổi chiều giữa sân vườn lộng gió. Đây là nơi nhân viên được thưởng thức tiệc nhẹ, nghe ban lãnh đạo kể về hành trình khởi nghiệp – kèm theo tiếng đàn nhẹ nhàng và ly mocktail ngọt mát.

Hay đó là một đêm tiệc trong hầm rượu ấm cúng tại SoftWater, nơi không còn khoảng cách giữa sếp và nhân viên, chỉ còn lại tiếng cười, những lời chúc và ánh mắt chân thành. Đó mới là những sự kiện để lại dấu ấn sâu đậm – vì nó chạm vào cảm xúc.

Kết luận

Tổ chức tiệc cưới sân vườn mùa thu đông không khó. Nếu bạn chuẩn bị đúng cách và chọn đúng nơi. Với sự kết hợp giữa thiên nhiên thơ mộng, không gian độc đáo và dịch vụ chu đáo, SoftWater chính là nơi khiến tình yêu của bạn nở hoa. Tình yêu ấy sẽ nở hoa giữa trời thu dịu dàng.

NHÀ HÀNG SOFTWATER 

• Giờ mở cửa: 8:00 – 22:00

• Địa chỉ: Số 42 đường 9, Khu tập thể F361 An Dương, Phường Hồng Hà, Thành phố Hà Nội,

• Hotline: 0981.465.775

• Website: softwatergroup.com