Những Tiêu Chí Chọn Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện Hoàn Hảo

Bạn được sếp giao trọng trách tìm địa điểm tổ chức tiệc mà chưa biết phải lựa chọn như thế nào? Hãy để Softwater tổng hợp các tiêu chí giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp nhất cho sự kiện của mình.

Những tiêu chí chọn đơn vị tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện

Vị trí tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng. Nó cần tiện lợi để các khách mời có thể dễ dàng tiếp cận từ các địa điểm khác nhau. Bên cạnh đó, nơi tổ chức nên có tiện nghi xung quanh như bãi đỗ xe để thuận tiện cho khách mời. Nếu không có đủ chỗ đỗ xe, hãy xem xét các lựa chọn như sử dụng dịch vụ valet hoặc tìm các bãi đỗ xe công cộng gần đó.

Vị trí sự kiện cũng nên phù hợp với phong cách và hình ảnh mà bạn muốn gửi đến khách mời. Ở đây muốn nhắc tới không gian tổ chức. Phong cách như hiện đại, cổ điển, hoặc theo chủ đề cụ thể của sự kiện.

>> Xem thêm: DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI UY TÍN – CHẤT LƯỢNG

Quy mô sự kiện

Quy mô và thiết kế không gian phải phù hợp với số lượng khách mời và loại hình sự kiện. Bao gồm phòng họp, hội trường, khu vực tiệc, sân vườn hay không gian ngoài trời. Đơn vị có khả năng linh hoạt và sáng tạo để đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của sự kiện.

Cơ sở vật chất và các tiện ích

Đảm bảo hệ thống âm thanh chất lượng, ánh sáng hiệu quả cho phòng họp và sân khấu. Đánh giá các công nghệ và thiết bị mà đơn vị sử dụng. Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Chúng phải đáp ứng được các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng, hình ảnh,…

Dịch vụ đi kèm

Đánh giá các dịch vụ và tiện ích mà đơn vị cung cấp đi kèm. Một số dịch vụ cần như trang trí, thực đơn ẩm thực, dịch vụ phục vụ. Đảm bảo các dịch vụ này phù hợp với nhu cầu và mong đợi của sự kiện của bạn.

Kinh nghiệm và năng lực

Tìm hiểu về phản hồi từ khách hàng trước đó và đánh giá về chất lượng dịch vụ của đơn vị. Xem xét các đánh giá trên các trang web, mạng xã hội hoặc yêu cầu tham khảo từ các khách hàng đã từng làm việc với họ. Đánh giá thời gian hoạt động của đơn vị, số lượng sự kiện đã tổ chức. Hơn nữa, tìm hiểu kinh nghiệm của đơn vị trong sự kiện tương tự bạn đang muốn tổ chức.

Chi phí tổ chức sự kiện

Nơi tổ chức cần rõ ràng về chi phí dịch vụ và xác định rõ ràng những gì được bao gồm trong ngân sách. Đơn vị nên cung cấp một bảng báo giá chi tiết và minh bạch để bạn có thể đánh giá xem liệu chi phí có phù hợp với ngân sách hay không.

Quy trình đặt tiệc tổ chức sự kiện

Lựa chọn và liên hệ

Xác định rõ ràng các yêu cầu và dịch vụ cần thiết cho sự kiện. Các yếu tố như địa điểm, thời gian, số lượng khách mời, loại hình tiệc (menu, buffet, cocktail), thiết bị âm thanh ánh sáng, trang trí,…

Liên hệ trực tiếp để thảo luận về yêu cầu của buổi tiệc. Cụ thể như ngày tổ chức, số lượng khách mời, dịch vụ cần thiết và chi phí dự kiến. Sau khi thỏa thuận về các điều khoản dịch vụ và chi phí, bạn sẽ được yêu cầu đặt cọc. Đặt cọc là một khoản tiền đặt trước nhằm đảm bảo rằng bạn sẽ có không gian và dịch vụ cho buổi tiệc của mình.

Thoả thuận và ký hợp đồng

Quá trình thỏa thuận các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Thảo luận và thống nhất các điều khoản và dịch vụ với đơn vị tổ chức sự kiện:

• Sức chứa: Xác định số lượng khách mời mà không gian có thể chứa được.

• Menu: Thảo luận về các lựa chọn thực đơn có sẵn và điều chỉnh thực đơn để phù hợp với nhu cầu riêng.

• Trang trí: Chốt phong cách trang trí sẽ được áp dụng. Các yếu tố như hoa, bàn ghế, bài trí không gian cũng nên được bàn bạc kỹ lưỡng.

• Â

  m thanh và ánh sáng: Các yêu cầu cụ thể như âm thanh cho buổi lễ, nhạc nền và đèn chiếu sáng cho không gian tiệc.

• Dịch vụ phục vụ: Đảm bảo rằng dịch vụ phục vụ như dịch vụ nhân viên phục vụ, quản lý sự kiện, và bảo trì trong suốt buổi tiệc.

• Các chi phí bổ sung: Bàn bạc với các chi phí bổ sung có thể phát sinh như phí dịch vụ. Các chi phí trang trí đặc biệt như hoa, chi phí cho dịch vụ ngoài giờ,…

• Hiểu rõ và đồng ý các điều khoản: Đảm bảo bạn đã đọc và hiểu rõ tất cả các điều khoản và điều kiện được quy định trong hợp đồng. Ví dụ bao gồm các điều khoản về hủy bỏ, điều kiện thanh toán, và các cam kết khác từ cả hai bên.

Trải nghiệm thử menu trước

Thường thì các trung tâm sẽ sắp xếp một buổi thử nghiệm miễn phí hoặc tính phí nhỏ. Nhằm giúp bạn có thể thử các món ăn trước khi quyết định chọn menu cho sự kiện của mình. Dựa trên trải nghiệm và đánh giá, quyết định về menu chính thức cho sự kiện của bạn và thông báo lại cho trung tâm tổ chức sự kiện.

>> Xem thêm: THỰC ĐƠN ĐÁM CƯỚI MÙA HÈ VÀ NHỮNG LƯU Ý KHÁC KHI DỰ TIỆC

Kết luận

Lên kế hoạch và chuẩn bị từ sớm sẽ giúp bạn có một sự kiện chỉn chu và hoàn hảo. Tham khảo dịch vụ sự kiện trọn gói chuyên nghiệp – uy tín tại Softwater dưới đây. Softwater hân hạnh được phục vụ!

NHÀ HÀNG SOFTWATER 

• Giờ mở cửa: 8:00 – 22:00
• Địa chỉ: Số 42 đường 9, khu tập thể F361, An Dương, phường Yên Phụ, quận Tây Hồ, Hà Nội
• Hotline: 097 2105775 – 098 1465775
• Website: https://www.softwatergroup.com